防雷合同管理

关于合同管理的看法

一、使用的软件

采用seat able在线电子表格对合同进行管理的优点：

1、支持文件和长文本格式数据类型，使用一张表格、一个界面就可以管理历年来的所有合同。

2、是在线多人协同办公平台，电脑和手机端都可访问编辑，便以随时随地查看。

3、多个视图分享，数据可视化统计。

4、自动化，可以对快过期的合同设定时限自动发邮件提醒。

二、具体方法：

1、将近五年的合同按照签订的时间，按年份分类；

2、每一年的合同都给一个唯一的归档编号；

3、将每一个合同扫描成pdf文件；（网盘上或者电脑上按年份文件夹存放）

4、将每个合同的信息输入seatable表格里。



三、文件和长本格式数据类型说明

1、文件列

文件列允许你上传一个或多个文件到你的表格种，直接可以将pdf、word、MP3、zip等，文件上传到单元格了，支持pdf和MP3在线预览功能，将合同扫描成pdf在线查阅。



2、长文本列

长文本列类型采用MARKDOWN语言，可以设置文本格式，插入代码、表格、图片等内容，适用于保存多行内容的文本。简单来说就是网页，可以对合同跟进过程进行记录。



备注：合同可以加密，wps->保护->文档加密。